Tener a mano los suministros de oficina adecuados puede afectar significativamente su productividad y eficiencia como contador. Al mismo tiempo, puede parecer que pocos recursos y herramientas bien organizados que mejoren los flujos de trabajo y los procedimientos pueden ayudar a las personas a ahorrar mucho tiempo y energía.
Este blog analizará técnicas para maximizar la productividad abasteciéndose de suministros esenciales de oficina contable. Repasaremos herramientas y métodos económicos para trabajar de forma más inteligente, no más intensa, desde la organización hasta la digitalización de procesos y la mejora de la comodidad.
Continúe leyendo para descubrir cómo la compra de suministros diseñados específicamente para tareas contables puede resultar rentable en términos de mayor productividad.
1. Organízate
La organización es fundamental en la contabilidad, donde la precisión y la atención al detalle son imperativas. Los suministros de oficina de contabilidad, como carpetas de archivos, archivos colgantes, carpetas, divisores y etiquetas, le permiten crear sistemas para clasificar los registros financieros correctamente.
Por ejemplo, las carpetas de archivos de colores pueden diferenciar clientes o proyectos. Puede utilizar divisores o pestañas dentro de cada carpeta para separar la documentación por año. Etiquetar las carpetas por área temática, como “Declaraciones de impuestos” o “Cuentas por pagar”, facilita la obtención de la información pertinente.
Un sistema de archivo organizado y metódico reduce el tiempo perdido buscando documentos o datos específicos. Invertir tiempo por adelantado para poner sus registros en orden rinde frutos exponencialmente. La organización también minimiza los errores causados por documentos extraviados y mejora el cumplimiento cuando se puede acceder rápidamente a los documentos de respaldo para auditorías o revisiones.
2. Agilizar los procesos
Ciertos suministros de oficina se prestan a procesos contables más eficientes. Por ejemplo, los sellos contables imprimen automáticamente fechas de recepción, importes, números de cuenta u otros datos repetitivos.
Esto elimina escribir a mano la misma información una y otra vez. Las lupas de hojas ayudan a transferir números entre libros de contabilidad o formularios, lo que garantiza la precisión.
Los talonarios de recibos numerados crean facturas de aspecto profesional al instante. Los talonarios de recibos con copia carbón generan simultáneamente un registro duplicado para sus archivos. Los sellos de validación pretintados imprimen las fechas de pago en las facturas procesadas, indicando que se recibió el pago.
Suministros como estos reducen la entrada manual de datos y los errores.
3. Digitalización rápida
La electrónica inteligente proporciona beneficios de productividad revolucionarios para las tareas de contabilidad. Por ejemplo, los escáneres de documentos de alta velocidad permiten una rápida digitalización de montañas de registros en papel, facturas, recibos y otra documentación que forma parte de la gestión financiera. El software sofisticado se integra con el escáner para convertir imágenes en archivos PDF con capacidad de búsqueda, extraer datos para ingresarlos en programas de contabilidad y archivar automáticamente documentos en carpetas digitales adecuadas.
Cuando trabaja de forma remota, las tabletas y las computadoras portátiles 2 en 1 le brindan acceso sobre la marcha a sistemas de contabilidad y datos para tareas como facturación a clientes o pagos a proveedores. Sus pantallas táctiles, junto con un lápiz óptico, hacen que las firmas o las anotaciones sean más eficientes que el lápiz y el papel. Las impresoras portátiles producen copias impresas de facturas, estados financieros o informes cuando sea necesario.
Las potentes calculadoras calculan números y realizan cálculos complejos mucho más rápido que los métodos manuales y, al mismo tiempo, reducen los errores. Los modelos con pantallas grandes le permiten consultar los pasos anteriores, lo cual es crucial al realizar cálculos largos. Algunas calculadoras avanzadas están integradas directamente con sistemas de contabilidad computarizados.
4. Mejorar la comodidad
Actualizar el mobiliario y el equipo de oficina antiguos también puede aumentar la productividad. Las sillas ergonómicas con funciones ajustables ayudan a mantener una postura adecuada y reducen la tensión. Los escritorios sit-stand permiten alternar entre estar sentado y de pie a lo largo del día, lo que mejora el confort y los niveles de energía.
Los monitores de computadora grandes reducen la fatiga visual y los clics entre múltiples ventanas y programas. Los soportes para las muñecas protegen contra lesiones por uso excesivo. Los auriculares permiten conversaciones telefónicas con manos libres para realizar múltiples tareas.
Mejoras simples como estas previenen dolores y molestias en el lugar de trabajo que minan la productividad.
5. Mejorar la eficiencia
Tener al alcance de la mano las herramientas adecuadas para el trabajo también mejora la productividad. Por ejemplo, los resaltadores de diferentes colores ayudan a anotar tipos separados de entradas en los informes durante las revisiones. Las banderas Post-it marcan las secciones que necesitan seguimiento y pueden etiquetar artículos específicos.
Una buena grapadora de escritorio, un quitagrapas, un dispensador de clips y unas tijeras simplifican la gestión de las copias impresas. Una grapadora o encuadernadora para ensamblar la documentación ayuda a mantener juntos los materiales relacionados. Los dispensadores de cinta sellan rápidamente sobres para enviar facturas, pagos o correspondencia. Proporcionar a su espacio de trabajo este tipo de herramientas de escritorio básicas aumenta la eficiencia.
6. Ayude a mantenerse abastecido
Nada acaba con la productividad más rápidamente que quedarse sin suministros esenciales cuando es necesario. Desarrolle el hábito de monitorear proactivamente el inventario de artículos como:
- Tóner de papel/impresora
- Bolígrafos, lápices, resaltadores.
- Carpetas, carpetas, separadores.
- Clips, post-its
- Pilas de calculadora
- Formularios como facturas o registros de kilometraje
Conocer el uso típico y los plazos de entrega le permitirá realizar nuevos pedidos antes de que se agote el stock. Suscríbase y guarde opciones de proveedores para minimizar el esfuerzo. Evite la escasez de suministro que, de otro modo, paralizaría su flujo de trabajo.
7. Ayude a invertir sabiamente
Impulsar la productividad a través de material de oficina no tiene por qué costar mucho dinero. Las grapadoras, bandejas de papel, organizadores de archivos y otros elementos básicos de calidad pueden tener un precio razonable. Tómese el tiempo para investigar marcas y leer reseñas para obtener el mejor valor.
Centrar el gasto en productos electrónicos y muebles de mayor precio con mayor potencial de recuperación. Por ejemplo, un escáner avanzado que digitaliza documentos en un solo paso versus un modelo básico que requiere una entrada manual de datos propensa a errores después del escaneo.
Los distribuidores de muebles de oficina usados ofrecen formas de adquirir costosas sillas ergonómicas a una fracción del precio minorista. Aproveche los descuentos de los minoristas de artículos de oficina para compras al por mayor y cupones. La clave es identificar e invertir en artículos con los mayores dividendos de productividad.
Línea de fondo
Impulsar la productividad mediante suministros de oficina no requiere una gran inversión, pero los dividendos del ahorro de tiempo pueden ser enormes. Aprovechar las herramientas diseñadas para simplificar las funciones contables repetitivas libera ancho de banda mental para centrarse en análisis y asesoramiento de alto valor.
Haga que la inversión en suministros de oficina que mejoren la productividad forme parte de su estrategia de crecimiento más amplia. Con el conjunto de herramientas adecuado, estará equipado para realizar más trabajo contable de calidad en menos tiempo.
